Važno je da plan projekta bude jasan svim školama sudionicama. Poznavanjesvih prioriteta i ciljeva pomaže uspješnoj provedbi projekta.Također je korisno objaviti glavne ciljeve na zajedničkoj internetskoj stranici.

Engleski je jezik za komunikaciju među koordinatorima. Komunikacija je jednostavna i iskrena. Aktivno sudjelovanje i uključenost partnera tijekom sastanka neophodni su za naš uspjeh. Dobra provedba održava sebilježenjem promjene planova, a to se redovito dostavljati vođama timova.

Web stranica sadržava popis zadataka da bi se osiguralo praćenje plana projekta i postoji forum za rasprave i postavljanje pitanja.

Svi imaju popis s adresama i telefonskim brojevima koordinatora u slučaju da ih ne mogu kontaktirati putem e-maila, dakle u slučaju nužde. Izrađena je shema nepredviđenih slučajeva ako dođe do nepredviđenih okolnosti, kao što je promjena zaposlenika unutar škole koji sudjeluju u projektu ili čak povlačenje škole iz projekta.

Redovita komunikacija odvija se putem e-maila i Skype-a. Dobar način za susret koordinatora nakon svakog tematskog bloka je preko AdobeConnect-a. To nam omogućuje da komuniciramo licem u lice u isto vrijeme. Tijekom tih sastanaka razmjenjivat će se ažuriranja rada, razvoj tema, rješenja i efikasniji načini rada.

Vremenski okvir ciljeva bit ćerealan i ostvariv kako nitko ne bi bio preopterećen.
Partneri koji ne budu u mogućnosti prisustvovati sastanku odmah će biti obaviješteni o svim dogovorima od strane koordiantora.

Konačno, mi ćemo s našim planom/programom rada postupati kao sa živim dokumentom jer on zahtjeva stalno ponovno propitivanje. Stvari se mijenjaju, i izvan i unutar projekta, stoga fokus ne treba biti samo na završnom proizvodu, već i na procesima učenja i na putu kojim će proći i učitelji i učenici.